Organisasi Bisnis

Organisasi Bisnis

Organisasi merupakan alat manajemen untuk mencapai tujuannya. Organisasi adalah bentuk perserikatan untuk mencapai tujuan bersama. Sedangkan menurut Cyril Soffer, organisasi adalah persekutuan atau perkumpulan orang-orang yang masing-masing diberi peran tertentu dalam suatu sistem kerja dan pembagian kerja di mana pekerjaan dipilah-pilah menjadi tugas dan dibagikan kepada para pelaksana tugas atau pemegang jabatan untuk mendapatkan kesatuan hasil.

Dalam organisasi terdapat tiga unsur penting yaitu:

1. Adanya sekelompok orang

2. Adanya hubungan dan pembagian kerja diantara mereka

3. Adanya tujuan yang ingin dicapai

Batasan Organisasi adalah sebagai berikut:

1. Dalam arti badan, organisasi adalah sekelompok orang yang bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu.

2. Dalam arti bagan, organisasi adalah gambaran skematis tentang hubungan kerja sama antara orang-orang yang terdapat dalam suatu badan untuk mencapai suatu tujuan.

3. Dalam arti dinamis, organisasi adalah suatu proses penetapan dan pembagian pekerjaan, pembatasan tugas dan tanggung jawab, serta penetapan hubungan antara unsur-unsur organisasi, sehingga memungkinkan orang bekerja sama secara efektif untuk mencapai tujuan.

Fungsi yang dijalankan oleh para manajer perusahaan untuk membagikan pekerjaan kepada para pelaksana tugas serta mengembangkan struktur hubungan antara pelaksana tugas yang satu dengan pelaksana tugas lainnya sehingga tugas tersebut dapat dilakukan dan menunjang tercapainya tujuan organisasi disebut Fungsi pengorganisasian (Organizing).

Desain organisasi yaitu suatu pemilihan struktur organisasi yang paling sesuai dengan tujuan, strategi, sumber daya organisasi dan tugas-tugas yang dimiliki sebuah perusahaan.

Struktur Organisasi menunjukkan bagaimana berbagai aktivitas yang terdapat di dalam organisasi dibagi, dikelompokkan dan dikoordinasikan hubungan baik hubungan antara manajer dengan karyawan, manajer dengan manajer dan karyawan dengan karyawan.

Kegiatan utama yang harus dilakukan manajer dalam kegiatan pengorganisasian atau disebut sebagai proses pengorganisasian:

1, Membagi seluruh beban kerja menjadi tugas-tugas yang secara logis dapat dilakukan oleh individu-individu maupun kelompok dalam suatu organisasi perusahaan. Proses pembagian kerja terjadi karena adanya keterbatasan dalam segi fisik dan waktu untuk menyelesaikan pekerjaan dalam jumlah yang sangat besar, seorang manajer maupun karyawan memiliki keterbatasan keahlian untuk memahami seluruh tugas organisasi perusahaan secara memadai. Dengan demikian pembagian tugas dapat merangsang terjadinya spesialisasi kerja (job spesialization), dimana para manajer maupun karyawan yang memperoleh pembagian tugas tertentu dapat mengembangkan keahlian sesuai dengan bidang tugasyang sedang dikerjakan. Contohnya, pembagian kerja telah menghasilkan sumber daya perusahaan yang memiliki spesialisasi di bidang keuangan, akuntansi, pajak, produksi, riset pemasaran, penjualan, periklanan, dll.

2. Mengelompokkan tugas-tugas dan juga sumber daya manusia yang memiliki kesamaan rumpun tugas ke dalam suatu kelompok. Proses pengelompokkan tugas-tugas yang memiliki kesamaan rumpun tugas ini disebut sebagai proses departementalisasi (departmentalization).

Dalam kaitannya dengan departementalisasi yang dilakukan sebuah perusahaan, terdapat tiga struktur organisasi utama yang dapat dikembangkan perusahaan yaitu:

a. Pengembangan struktur organisasi berdasarkan departementalisasi menurut fungsi.

Departementalisasi menurut fungsi digunakan oleh perusahaan kecil yang memiliki lini produk terbatas sehingga penggunaan sumber daya organisasi dapat dilakukan secara lebih efisien. Departementalisasi menurut fungsi akan memudahkan proses supervisi karena manajer mempunyai keahlian dalam bidang yang spesifik dan melakukan pengawasan hanya kepada bawahan yang memilki keahlian relatif sama dengan para manajer. Misalnya manajer pemasaran mengawasi supervisor penjualan yang memiliki keahlian yang sama yakni marketing. 

Kendala yang ada jika perusahaan semakin berkembang, pengambilan keputusan di daerah menjadi lambat karena menunggu keputusan dari pusat. Masalah lain adalah departemen yang satu merasa sebagai entitas yang terpisah satu dengan yang lainnya. Misalnya antara departemen produksi dan departemen pemasaran.

Gambar Departementalisasi berdasarkan fungsi

b. Pengembangan struktur organisasi berdasarkan departementalisasi menurut produk atau pasar.

Struktur organisasi ini banyak digunakan oleh perusahaan yang menghasilkan beragam lini produk maupun memiliki wilayah pemasaran yang tersebar luas. Masing-masing lini produk maupun wilayah pemasaran dapat dibentuk menjadi suatu divisi yang biasanya akan dipimpin oleh seorang GM.

Keuntungan penorganisasian dengan menggunakan departementalisasi berdasarkan produk atau pasar adalah seluruh aktivitas, kemampuan serta sumber daya yang dibutuhkan untuk menghasilkan serta memasarkan suatu produk berada dalam satu kendali manajer. Seluruh pekerjaan menjadi lebih mudah dikoordinasikan karena pengambilan keputusan berada pada tingkat kepala divisi. Kinerja divisi lebih mudah diukur laba/rugi divisi yang bersangkutan.

Kelemahannya adalah kemungkinan manajer divisi lebih mementingkan keuntungan jangka pendek dan mengorbankan profitabilitas perusahaan dalam jangka panjang.

Gambar Departementalisasi berdasarkan produk

Gambar Departementalisasi berdasarkan wilayah pemasaran

c. Pengembangan struktur organisasi dalam bentuk matriks (gabungan antara departementalisasi secara fungsional dengan departementalisasi menurut produk atau pasar.)

Struktur organisasi matriks banyak digunakan dalam menyelengarakan sebuah proyek. Dalam struktur ini karyawan memiliki dua atasan. Atasan pertama adalah para manajer fungsional yang ikut memberikan personelnya untuk terlibat dalam pengerjaan proyek tertentu. Sedangkan atasan kedua adalah pimpinan proyek yang mengkoordinasikan seluruh personel yang terlibat dalam organisasi yang berasal dari berbagai bidang fungsional untuk memungkinkan pelaksanaan proyek secara efektif dan efisien. 

Keuntungan struktur organisasi matriks :

1. memungkinkan perusahaan membentuk kerja sama di antara para ahli dari berbagai divisi fungsional untuk menyelesaikan berbagai masalah besar dalam suatu proyek.

2. dapat menghemat biaya karena sumber daya manusia yang terlibat dalam suatu proyek disesuaikan dengan kebutuhan proyek itu sendiri.

Kelemahannya:

1. Mensyaratkan agar seluruh personel dari berbagai bidang fungsional yang terlibat memiliki kemampuan hubungan interpersonal yang baik, fleksibel dan dapat bekerjasama sebagai tim. Kekurangmampuan berbagai personel yang terlibat menimbulkan masalah koordinasi.

2. Bila pembagian hierarki kekuasaan antara manajer divisi dengan manajer proyek tidak ditetapkan secara jelas akan menimbulkan masalah koordinasi dan ketidakjelasan pertanggungjawaban proyek.

Gambar Organisasi Matriks

Profesional 

Fungsional

Dalam pelaksanaannya, organisasi dapat dibedakan menjadi organisasi formal dan organisasi informal.

A. Organisasi Formal

Organisasi formal merupakan sistem tugas, hubungan wewenang, tanggung jawab dan pertanggungjawaban yang dirancang oleh manajemen agar pekerjaan dapat dilakukan.

Struktur formal dibuat untuk mencakup pekerjaan yang harus dilakukan dan memberikan kerangka bagi perilaku dalam mengerjakannya. Organisasi formal menawarkan bidang-bidang yang relatif tetap bagi masing-masing orang yang bekerja pada bidang tanggung jawabnya sendiri. Pekerjaan setiap orang itu menjadi bagian dari tugas yang lebih besar yang harus diselesaikan secara keseluruhan oleh perusahaan. Organisasi formal merupakan bagian yang dapat dilihat pada bagan organisasi, sedangkan organisasi informal tidak.

B. Organisasi Informal

Organisasi informal adalah jaringan hubungan pribadi dan sosial yang umumnya tidak dilakukan atas dasar aturan formal. Organisasi informal selalu ada dalam setiap organisasi, keberadaannya tidak direncanakan, terjadi atas dasar keakraban dan hubungan-hubungan baik yang menyangkut pekerjaan atau tidak. Organisasi informal hampir selalu terjadi dalam semua perusahaan karena adanya interaksi manusia. 

Organisasi informal pada dasarnya dapat melayani empat fungsi utama:

1. Memelihara dan memperkuat kesamaan norma diantara anggota

2. Memberi atau menyediakan kepuasan sosial, status dan rasa aman bagi anggotanya.

3. Membantu para anggotanya untuk berkomunikasi

4. Membantu memecahkan persoalan-persoalan yang dihadapi anggotanya.

Asas-asas Organisasi

1. Perumusan tujuan dengan jelas. Bagi suatu organisasi, tujuan aktivitas itu akan berperan sebagai:

- Pedoman ke arah mana organisasi itu akan dibawa

- Landasasn bagi organisasi bersangkutan

- Menentukan macam aktivitas yang akan dilakukan

- Menentukan serangkaian program, prosedur, koordinasi, integrasi, simplifikasi, sinkronisasi dan mekanisasi.

2. Pembagian Tugas, 

Pembagian tugas merupakan keharusan untuk menghindari terjadinya tumpang tindih dalam pekerjaan. Pembagian tugas akan menghasilkan departemen-departemen dan deskripsi tugas masing-masing departemen sampai unit-unit terkecil dalam organisasi. Dengan pembagian tugas, sekaligus juga ditetapkan susunan atau struktur organisasi, tugas dan fungsi masing-masing unit dalam organisasi, hubungan-hubungan serta wewenang masing-masing unit organisasi.

3. Delegasi kekuasaan

Kepada setiap karyawan yang menduduki jabatan tertentu harus didelegasikan kekuasaan atau wewenang yang diperlukan agar yang bersangkutan dapat melaksanakan tugas sebaik-baiknya. Wewenang atau kekuasaan mempunyai aspek pengambilan keputusan, penggunaan peralatan, dsb.

4. Rentang Kekuasaan

Rentang kekuasaan adalah berapa jumlah orang yang tepat menjadi bawahan seorang pemimpin, agar dia mampu memimpin, membimbing dan mengawasi secara efektif.

Dalam menetapkan jumlah bawahan yang tepat bagi seorang pemimpin, harus diperhatikan faktor-faktor sebagai berikut:

- Jelas tidaknya tugas, wewenang dan pertanggungjawaban masing-masing orang dalam suatu organisasi. Bila ketiga hal tersebut jelas, semakin banyak orang yang dapat menjadi bawahan seorang pimpinan.

- Jalinan hubungan kerja satu sama lain dari masing-masing bawahan. Makin kompleks jalinan hubungan kerja, makin sedikit jumlah bawahan dari seorang atasan atau sebaliknya.

- Kemampuan bawahan dalam organisasi. Makin mampu / terampil seorang bawahan, makin banyak orang yang dapat dikendalikan oleh seorang pimpinan.

- Keragaman pekerjaan bawahan. Apabila tidak terlalu beragam, maka semakin banyak bawahan yang dapat dikendalikan.

- Stabilitas organisasi dan stabilitas tenaga kerja. Rentang yang luas dapat diterapkan bila terdapat stabilitas organisasi dan stabilitas tenaga kerja dlaam suatu organisasi.

- Jarak dan waktu. Bila bawahan seseorang tersebar berjauhan, rentang kekuasaan harus lebih sempit dan sebaliknya. Demikian pula bila pelaksanaan suatu tugas relatif lama, rentang kekuasaan harus lebih sempit.

5. Tingkat-tingkat pengawasan

Tingkat pengawasan diusahakan sesedikit mungkin dan diusahakan organisasi sesederhana mungkin. Hal ini untuk memudahkan komunikasi dan memberi motivasi bagi setiap orang dalam organisasi untuk mencapai tingkat-tingkat tertinggi pada struktur organisasi.

6. Kesatuan perintah dan tanggung jawab.

Seorang bawahan hanya mempunyai seorang atasan yang memberinya perintah dan menerima pertanggung jawaban tehadap pelaksanaan tugasnya.

7. Koordinasi

Adanya pembagian tugas dan bagian-bagian serta unit-unit terkecil di dalam organisasi cenderung menimbulkan kekuatan untuk memisahkan diri dari organisasi sebagai suatu keseluruhan. Untuk mencegah hal itu, harus ada usaha membalikan gerak yang cenderung memisahkan diri dengan usaha koordinasi yaitu dengan mengarahkan kegiatan unsur-unsur organisasi agar memberikan sumbangan semaksimal mungkin bagi tercapainya tujuan keseluruhan organisasi.

Bentuk-bentuk Struktur Organisasi

Dalam suatu organisasi terdapat hubungan diantara orang-orang yang menjalankan aktifitas. Semakin banyak kegiatan yang dilakukan dalam suatu organisasi, makin kompleks hubungan-hubungan yang ada. Maka perlu dibuat bagan organisasi atau struktur organisasi untuk menggambarkan hubungan tersebut termasuk hubungan antara masing-masing kegiatan atau fungsi. 

Dalam suatu organisasi, yang menjadi dasar adalah pembagian kekuasaan (authority) dan tanggung jawab (responsibility).

Macam-macam struktur organisasi:

1. Organisasi Garis

Pada organisasi ini, garis bersama dari kekuasaan dan tanggung jawab bercabang pada setiap tingkat pimpinan, dari teratas sampai yang terbawah. Setiap atasan mempunyai sejumlah bawahan dan masing-masing bawahan memberikan pertangungjawaban tugasnya pada atasannya. Dalam hal ini seseorang hanya bertanggung jawab pada satu atasan. Karena itu, pada organisasi garis, atasan dituntut untuk memiliki pengetahuan yang luas karena ia tidak memiliki staf (pembantu ahli). Jenis organisasi ini sesuai untuk perusahaan kecil.

Gambar Struktur Organisasi Garis 

Kebaikan Organisasi Garis:

- Kesatuan dalam pimpinan dan perintah

- Pengambilan keputusan lebih cepat

- Solidaritas karyawan tinggi

- Biaya rendah

Kelemahan Organisasi Garis:

- Tergantung pada satu orang pimpinan, sehingga kalau pemimpinnya tidak mampu akan mempengaruhi kelangsungan hidup organisasi tersebut.

- Adanya kecenderungan pimpinan untuk bertindak otokratis

- Perkembangan karyawan terbatas

2. Organisasi Garis dan Staf

Organisasi ini banyak digunakan oleh perusahaan besar yang daerahnya luas serta memiliki bidang tugas yang kompleks. Kesatuan perintah juga dipertahankan, atasan memiliki bawahan tertentu dan bawahan hanya menerima perintah dari seorang atasan. Tapi pimpinan juga mempunyai staf yang ahli dalam bidang tertentu yang bertugas memberi saran-saran sesuai dengan bidangnya kepada pimpinan dalam organisasi. Staf tidak memiliki hak untuk memerintah bawahan, sebab secara formal yang berhak memerintah hanya pimpinan saja.

Gambar Struktur Organisasi Garis dan Staf 

Kebaikan Organisasi Garis dan Staf:

- Relevan untuk perusahaan besar

- Keputusan lebih rasional karena adanya staf ahli

- Orang yang tepat ditempatkan pada posisi yang tepat (sesuai dengan keahliannya.)

Kelemahannya:

- Organisasinya rumit karena kompleksnya susunan organisasi serta membutuhkan biaya tinggi

- Koordinasi kadang-kadang sukar diterapkan

- Solidaritas sesama karyawan berkurang karena jumlahnya yang banyak sehingga memungkinkan mereka untuk tidak lagi saling mengenal.

3. Organisasi Fungsional.

Organisasi ini didasarkan atas fungsi-fungsi yang ada dalam organisasi tersebut, seperti fungsi produksi, keuangan, personalia, administrasi, dll. Dalam organisasi fungsional, seorang karyawan tidak bertanggung jawab pada satu atasan saja. Pimpinan berwenang pada satuan-satuan organisasi dibawahnya untuk bidang pekerjaan tertentu. Pimpinan berhak memerintah semua karyawan di semua bagian, selama masih berhubungan dengan bidang kerjanya.

Gambar Struktur Organisasi Fungsional

Kebaikan Organisasi Fungsional:

- Pembagian tugas jelas

- Spesialiasasi karyawan dapat dikembangkan dan digunakan semaksimal mungkin

- Masing-masing fungsi dipegang oleh orang yang ahli dalam bidangnya, sehingga terdapat keserasian antara tugas dan keahliannya

Kelemahannya:

- Tidak ada kesatuan perintah karena karyawan dapat menerima perintah dari beberapa atasan yang sama-sama memiliki kekuasaan.

- Karyawan yang telah merasa ahli dalam bidangnya sulit bekerja sama, karena masing-masing merasa bidang spesialisasinyalah yang terpenting.