Pengelolaan Organisasi Bisnis

Pengelolaan Organisasi Bisnis

Langkah awal dalam manajemen yang efektif adalah menetapkan sasaran (goal) – tujuan (objective) yang diharapkan dan direncanakan untuk dicapai suatu bisnis. 

Sasaran adalah tujuan yang diharapkan dan direncanakan untuk dicapai suatu bisnis. Strategi adalah program perusahaan untuk mencapai sasaran dan tujuan perusahaan yang sudah ditetapkan.

Pernyataan Misi adalah pernyataan suatu organisasi mengenai bagaimana organisasi itu akan mencapai maksudnya dalam lingkungan bisnis itu dijalankan.

Maksud penetapan sasaran adalah

1. Memberikan arah dan panduan bagi para manager di semua tingkatan.

2. Membantu perusahaan mengalokasikan sumber dayanya.

3. Membantu menetapkan budaya korporasi.

4. Membantu manager menilai kinerjanya.

Macam-macam sasaran:

1. Sasaran jangka panjang, adalah sasaran yang ditetapkan untuk periode waktu yang lama, umumnya lima tahun mendatang atau lebih.

2. Sasaran jangka menengah adalah sasaran yang ditetapkan selama jangka waktu satu sampai lima tahun mendatang.

3. Sasaran jangka pendek adalah sasaran yang ditetapkan untuk waktu yang dekat biasanya kurang dari satu tahun.

Perumusan strategi adalah penciptaan program yang luas untuk menetapkan dan memenuhi suatu tujuan organisasi.

Tahapan yang dilakukan dalam merumuskan strategi adalah

1. Menetapkan sasaran stategis, merupakan sasaran jangka panjang yang langsung berasal dari pernyataan misi suatu perusahaan.

2. Menganalisa organisasi dan lingkungannya, yaitu melakukan pengamatan dan penilaian lingkungan terhadap ancaman dan kesempatan (Analisa SWOT). 

3. Menyesuaikan organisasi dengan lingkungannya

Tujuan analisa organisasi adalah untuk lebih mengerti kekuatan dan kelemahan suatu perusahaan dan memanfaatkannya untuk mengatasi ancaman dan memanfaatkan kesempatan. Menyesuaikan perusahaan dengan lingkungannya merupakan dasar bagi keberhasilan perencanaan dan pelaksanaan bisnis.

Analisa lingkungan adalah proses pemindaian lingkungan bisnis terhadap ancaman dan peluang. Analisa Organisasioal adalah proses menganalisa kekuatan dan kelemahan suatu perusahaan.

Hierarki Perencanaan dapat dilihat pada tiga tingkatan yaitu :strategis, taktis dan operasional. Tanggung jawab manajerial ditetapkan pada masing-masing tingkatan. Tingkatan itu membentuk suatu hierarki karena pengimplementasian rencana-rencana hanya dapat dijalankan bila ada alur logika dari suatu tingkatan ke tingkatan berikutnya.

1. Rencana Strategis adalah Rencana yang mencerminkan keputusan mengenai alokasi sumber daya, prioritas perusahaan dan tahap-tahap yang dibutuhkan untuk memenuhi tujuan strategis. Rencana-rencana tersebut selalu ditetapkan oleh dewan direksi dan manajemen puncak.

2. Rencana Taktis adalah rencana jangka pendek yang berhubungan dengan penerapkan aspek-aspek khusus dari suatu rencana strategis perusahaan.

3. Rencana Operasional, adalah rencana yang menetapkan target jangka pendek untuk kinerja harian, mingguan atau bulanan dan disusun oleh manager tingkat menengah dan tingkatan yang lebih rendah.

Karena lingkungan bisnis terkadang sukar diprediksi dan karena kejadian yang tidak diharapkan dapat menimbulkan masalah besar, maka untuk mengatasi hal-hal tersebut diperlukan rencana alternatif yaitu rencana kontigensi dan manajemen kritis.

Rencana Kontingensi adalah perencanaan terhadap perubahan dimana rencana itu perusahaan mengidentifikasi dari awal aspek-aspek penting bagi bisnis atau pasarnya yang mungkin berubah dan mengidentifikasikan cara-cara yang akan digunakan perusahaan menanggapi perubahan yang terjadi.

Manajemen Krisis.

Krisis adalah keadaan darurat yang tidak diharapkan yang memerlukan tanggapan secepatnya. Manajemen krisis adalah suatu metode perusahaan dalam menghadapi keadaan darurat. Manajemen kristis dirancang untuk membantu karyawan dalam mengatasi kondisi yang ekstrim atau tidak dapat diramalkan, rencana kritis yang baik umumnya menguraikan siapa yang akan bertanggung jawab dalam situasi yang berbeda-beda, bagaimana menanggapi krisis tersebut, dsb.

Proses Manajemen

Manajemen merupakan proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan sumber daya finansial, manusia dan informasi suatu organisasi untuk mencapai sasarannya.

Perencanaan adalah proses manajemen yang menetapkan apa yang harus dilakukan suatu organisasi dan bagaimana sebaiknya melakukannya.

Perencanaan merupakan fungsi terpenting diantara semua fungsi manajemen. Perencanaan yang baik dapat memberikan keuntungan antara lain:

1. dapat mengidentifikasi peluang masa depan.

2. mengantisipasi dan permasalahan di masa depan

3. mengembangkan rangkaian langkah strategik dan taktis

Perencanaan mempunyai bentuk-bentuk sebagai berikut:

a. Tujuan (objective)

Tujuan merupakan suatu sasaran kegiatan yang sedapat mungkin dalam jangka waktu tertentu. Misalnya bila tujuan perusahaan adalah kenaikan laba sebesar 30% dalam kurun waktu satu tahun mendatang, maka semua kegiatan akan diarahkan ke sana.

b. Kebijakan (policy) adalah suatu pernyataan atau pengertian yang digunakan untuk mengambil keputusan terhadap tindakan-tindakan yang dijalani untuk mencapai tujuan.

c. Strategi merupakan program yang dirancang untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan yaitu bilamana perusahaan akan melaksanakan misinya. Strategi akan menetapkan alokasi sumber daya yang diperlukan. Kecepatan waktu pelaksanaan merupakan faktor utama yang perlu diperhatikan dalam menentukan strategi.

d. Prosedur 

Prosedur merupakan serangkaian tindakan yang akan dijalankan untuk mempermudah pelaksanaan kegiatan perusahaan.

e. Aturan

Aturan merupakan bagian dari prosedur dan merupakan tindakan yang spesifik. Beberapa aturan sejenis dapat dikelompokan menjadi prosedur.

f. Program

Program merupakan kombinasi dari kebijakan, prosedur, aturan dan pemberian tugas yang disertai anggaran atau budget.

Dalam pelaksanaannya, perencanaan dapat dibedakan menjadi perencanaan strategis dan perencanaan taktis.

Perencanaan strategis merupakan suatu proses untuk menganalisa dan mengambil keputusan yang berkenaan dengan:

- Misi atau alasan keberadaan suatu organisasi

- Sasaran atau hasil yang harus dicapai oleh suatu organisasi

- Strategi, upaya untuk mencapai sasaran yang diinginkan

- Alokasi sumber daya, mendistribusikan sumber daya pada aktifitas yang tepat untuk mencapai sasaran.

Perencanaan taktis merupakan langkah-langkah untuk mencapai tujuan perencanaan strategis jangka pendek yang mencakup:

- Apa yang harus dilakukan

- Siapa yang melakukan

- Bagaimana melakukannya

Perencanaan taktis mencakup kegiatan antara lain:

- Membuat anggaran tahunan (divisi, departemen, proyek, dll)

- Memilih metode atau prosedur spesifik guna mengimplementasikan strategi perusahaan

- Menetapkan serangkaian tindakan tertentu yang diperlukan guna memperbaiki dan meningkatkan kinerja operasional perusahaan.

Pengorganisasian

Adalah proses manajemen yang menetapkan cara terbaik dalam mengatur sumber daya dan aktivitas suatu organisasi menjadi suatu struktur yang logis.

Pengorganisasian mencakup kegiatan-kegiatan :

- Membagi pekerjaan

- Mengelompokan pekerjaan

- Mendelegasikan wewenang

- Mengembangkan mekanisme koordinasi

Pengorganisasian yang baik memberikan beberapa keuntungan antara lain:

- dapat terbina hubungan yang baik antar anggota organisasi, maupun antar organisasi sehingga akan mempermudah pencapaian tujuan organisasi.

- Setiap anggota organisasi dapat mengetahui dengan jelas tugas dan kewajiban serta tanggung jawabnya.

Pengarahan

Adalah proses manajemen dalam memandu dan memotivasi karyawan-karyawan untuk memenuhi sasaran suatu organisasi.

Dalam hal ini manajer atau pimpinan dituntut untuk dapat berkomunikasi, memberikan petunjuk, berpikir kreatif, berinisiatif, meningkatkan kualitas, serta memberikan stimulasi kepada karyawan. Kegiatan pengarahan ini menyangkut masalah pemberian motivasi kepada bawahan, masalah kepemimpinan, serta masalah pengembangan komunikasi.

Motivasi

Adalah proses pemberian motif (penggerak) kepada karyawan untuk dapat bekerja sedemikian rupa sehingga tujuan sehingga tujuan organisasi dapat tercapai secara efisien an efektif. Dalam memberikan motivasi, manajer harus mempengaruhi sikap bawahan agar mereka bersedia menjalankan tugas-tugasnya selaras dengan tujuan organisasi.

Faktor-faktor penting yang mempengaruhi motivasi adalah

- Kebutuhan pribadi

- Tujuan dan persepsi individu atau kelompok

- Cara untuk mewujudkan kebutuhan, tujuan dan persepsi tersebut.

Ada dua jenis motivasi yang dapat ditanamkan ke bawahan yaitu:

- Motivasi positif, yaitu proses mempengaruhi orang lain dengan memberikan tambahan tingkat kepuasan tertentu, misalnya memberikan promosi, tambahan penghasilan, menciptakan kondisi kerja yang nyaman, dsb.

- Motivasi negatif, yaitu proses mempengaruhi orang lain dengan memberikan ancaman atau mendorong seseorang untuk melakukan sesuatu dengan terpaksa. Misalnya memberikan ancaman dengan penurunan pangkat, pemotongan gaji atau dipecat dari jabatannya.

HIRARKI KEBUTUHAN ABRAHAM MASLOW 

Kebutuhan untuk aktualisasi diri 

Kebutuhan untuk dihargai 

Kebutuhan untuk dicintai dan disayangi 

Kebutuhan akan rasa aman dan tentram 

Kebutuhan fisiologis dasar 

Dalam perusahaan kebutuhan-kebutuhan tersebut diatas diterjemahkan sebagai berikut: 

Kebutuhan fisiologis dasar: gaji, makanan, pakaian, perumahan dan fasilitas-fasilitas dasar lainnya yang berguna untuk kelangsungan hidup pekerja 

Kebutuhan akan rasa aman: lingkungan kerja yang bebas dari segala bentuk ancaman, keamanan jabatan/posisi, status kerja yang jelas, keamanan alat yang dipergunakan. 

Kebutuhan untuk dicintai dan disayangi: interaksi dengan rekan kerja, kebebasan melakukan aktivitas sosial, kesempatan yang diberikan untuk menjalin hubungan yang akrab dengan orang lain 

Kebutuhan untuk dihargai: pemberian penghargaan atau reward, mengakui hasil karya individu 

Kebutuhan aktualisasi diri: kesempatan dan kebebasan untuk merealisasikan cita-cita atau harapan individu, kebebasan untuk mengembangkan bakat atau talenta yang dimiliki. 

Komunikasi

Komunikasi merupakan proses penyampaian informasi dari pengirim kepada penerima sehingga informasinya dapat dipahami oleh penerima.

Dalam pelaksanaan kegiatan operasional suatu organisasi, terdapat bermacam-macam komunikasi, yaitu:

1. Komunikasi ke bawah (Downward Communication)

Yaitu komunikasi yang disampaikan oleh pimpinan kepada bawahan. Misalnya: instruksi atau petunjuk, uraian kerja / job description, keterangan umum, perintah, teguran atau pujian.

2. Komunikasi ke atas (Upward Communication)

Yaitu komunikasi yang disampaikan bawahan kepada atasan. Misalnya laporan atau keluhan, pendapat, ataupun saran-saran.

3. Komunikasi Horisontal (Horisontal Communication)

Komunikasi ini disampaikan oleh dan untuk para anggota organisasi. Bisa saja dalam bentuk pemeriksaan ulang bersama untuk memperoleh persetujuan.

4. Lateral Comunication

Yaitu komunikasi yang terjadi antara personal dalam satu jenjang manajemen tapi berasal dari departemen yang berbeda. Misalnya manajer pemasaran melakukan komunikasi lateral dengan manajer produksi pada saat mereka merumuskan cara-cara meningkatkan citra produk perusahaan dengan cara memperbaiki mutu dan ciri-ciri produk.

5. Diagonal Communication

Yaitu komunikasi yang dilakukan oleh personel-personel yang memiliki jenjang manajemen yang berbeda serta berasal dari departemen yang berbeda. Contoh manajer pemasaran dapat melakukan komunikasi dengan personel HRD untuk meminta tambahan karyawan.

Pengawasan atau pengendalian

Adalah proses manajemen dalam memonitor kinerja suatu organisasi untuk menjamin bahwa sasarannya dapat tercapai.

Pengawasan merupakan aktifitas untuk menemukan, mengoreksi adanya penyimpangan-penyimpangan dari hasil yang telah dicapai dibandingkan dengan rencana kerja yang telah ditetapkan sebelumnya. Pada setiap tahap kegiatan perlu dilakukan pengawasan, agar bisa segera dilakukan koreksi bila terjadi penyimpangan.

Langkah-langkah dalam proses pengawasan adalah

1. Menetapkan standar dan metode

Langkah ini untuk mengukur prestasi, misalnya berapa target produksi dan penjualan yang ingin dipakai.

2. Mengukur prestasi kerja

Pelaksanaan ini merupakan proses yang berkesinambungan serta berulang-ulang dan frekuensinya tergantung dari jenis aktifitasnya.

3. Menentukan apakah prestasi kerja memenuhi standar

Merupakan tindak lanjut yaitu dengan membandingkan antara langkah pertama dan kedua.

4. Mengambil tindakan koreksi

Tindakan koreksi diperlukan bila terjadi penyimpangan dalam pelaksanaan, misalnya mengadakan beberapa perubahan terhadap aktifitas organisasi atau standard kerja yang ada.

Tipe-tipe Manajer

Walaupun seluruh manajer melakukan perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan, tetapi tidak seluruh manajer mempunyai tanggung jawab yang sama untuk aktivitas itu. Jadi perlu mengelompokkan manjer sesuai dengan tingkatan dan bidang tanggung jawab.

Tiga tingkatan dasar manajemen adalah manajer puncak, manajer menengah dan manajer lini pertama.

Manajer puncak adalah Manajer yang bertanggung jawab kepada dewan direksi dan pemegang saham atas keseluruhan kinerja dan efektifitas suatu perusahaan. Mereka menetapkan kebijakan umum, merumuskan strategi, menyetujui seluruh keputusan dan mewakili perusahaan dalam menghadapi perusahaan lain dan badan-badan pemerintahan. Contoh: presiden, wakil presiden, CEO, CFO, dll

Manajer Menengah adalah manajer yang bertanggung jawab dalam mengimplementasikan strategi, kebijaksanaan dan keputusan yang dibuat oleh manajer puncak. Contoh manajer pabrik, manajer operasional, manajer divisi, dll.

Manajer Lini Pertama adalah manajer yang bertanggungjawab dalam menyelia pekerjaan karyawan. Contoh manajer toko, manajer proyek, dll.

Bidang-bidang manajemen antara lain:

a. Manajer Sumber Daya Manusia

- Untuk menerima dan melatih karyawan

- Untuk mengevaluasi kinerja

- Menentukan besarnya kompensasi.

b. Manajer Operasi bertanggungjawab pada produksi, inventori dan pengawasan kualitas.

c. Manajer Pemasaran bertanggungjawab menyampaikan produk-produk dari produsen ke konsumen antara lain pengembangan, penetapan harga, promosi, dan distribusi barang dan jasa.

d. Manajer Informasi yang bertugas merancang dan menerapkan sistem untuk menggabungkan, mengorganisasi dan mendistribusikan informasi.

e. Manajer Keuangan untuk merencanakan dan mengawasi fungsi akuntasi dan sumber-sumber keuangannya.

Dasar Ketrampilan Manajemen

Manajer yang efektif harus mengembangkan ketrampilan teknis, hubungan manusia, konseptual, pengambilan keputusan dan manajemen waktu.

a. Ketrampilan Teknis adalah ketrampilan yang diperlukan untuk melaksanakan tugas khusus. Contoh; kemampuan akuntan untuk mengaudit laporan perusahaan. Orang mengembangkan ketrampilan teknis melalui kombinasi antara pendidikan dan pengalaman. Ketrampilan teknis banyak berguna bagi manajer lini pertama.

b. Ketrampilan Hubungan Manusia.

Yaitu ketrampilan untuk memahami dan menyesuaikan orang lain serta bekerja sama dengan orang lain. Ketrampilan hubungan manusia paling penting bagi manajer menengah yang sering bertindak sebagai penghubung antara manajer puncak, manajer lini pertama dan manajer bidang-bidang lain di organisasi. Para manjer harus memiliki kemampuan komunikasi yang baik.

c. Ketrampilan Konseptual

adalah kemampuan seseorang untuk berpikir pada hal yang abstrak, untuk mendiagnosa dan menganalisa situasi yang berbeda dan melihat situasi di masa mendatang. 

Ketrampilan konseptual membantu para manajer untuk 

- mengetahui peluang dan ancaman pasar yang baru

- membantu menganalisa kemungkinan hasil dari keputusan mereka

Para manajer puncak paling banyak bergantung pada ketrampilan konseptual sedangkan manajer lini pertama paling sedikit menggunakannya.

d. Ketrampilan Pembuatan Keputusan

adalah ketrampilan dalam menentukan masalah dan memilih tindakan yang terbaik.

Langkah-langkah dasar dalam pengambilan keputusan:

1. Menetapkan masalah, mengumpulkan fakta-fakta dan mengidentifikasi alternatif penyelesaian.

2. Mengevaluasi masing-masing alternatif dan menyeleksi alternatif yang terbaik.

3. Mengimplementasikan alternatif yang dipilih, meninjaunya secara periodik dan mengevaluasi efektifitas pilihan tersebut.

e. Ketrampilan Pengelolaan waktu

adalah ketrampilan yang berkaitan dengan produktifitas atas waktu yang dimiliki seseorang.

Untuk mengelola waktu secara efektif, para manajer harus memperhatikan empat penyebab utama pemborosan waktu yaitu:

• Administrasi, beberapa manajer menggunakan terlalu banyak waktu untuk memutuskan apa yang harus dilakukan terkait dengan surat atau laporan. 

• Telepon, diperlukan seketaris untuk menyaring telepon masuk dan menentukan waktu tertentu untuk membalas telepon masuk yang penting.

• Rapat, untuk membantu produktifitas waktu, maka orang yang memimpin rapat harus merincikan agenda yang jelas, mulai tepat waktu, menjaga setiap orang terfokus pada agenda tersebut dan mengakhiri tepat waktu.

• E-mail

f. Manajemen Global

Sekarang ini manajer dituntut untuk melengkapi diri dengan alat-alat, teknik dan ketrampilan khusus yang diperlukan untuk bersaing di lingkungan global. Mereka perlu membangun wawasan terhadap pasar asing, perbedaan budaya, serta motif dan praktek persaingan dari luar negeri.

g. Ketrampilan Manajemen dan Teknologi

Teknologi mengubah para manajer berinteraksi dalam membentuk struktur korporasi. Sistem jaringan komputer, email, telekonferensi dan bentuk-bentuk komunikasi lainnya akan meniadakan waktu, jarak dan batasan korporasi (misalnya departemen dan divisi) tidak dapat lagi menghalangi orang-orang untuk bekerja lebih dekat satu dengan yang lainnya. Akibatnya birokrasi menjadi berkurang, sementara perencanaan, pengambilan keputusan, dll dapat mengambil manfaat dari pembentukan grup dan kelompok kerja.